A continuación transcribimos el práctico:
Comunicación - Práctico: Caso – 01- U1-2
Ana, Pedro, Estela y Juan están celebrando la cuarta reunión Inter-áreas para coordinar la nueva estrategia de marketing. Los cuatro han sido designados para concurrir a juntas semanales en representación de sus departamentos. Hasta el momento, todos han encontrado estas reuniones estresantes y poco efectivas, pero a ninguno se le ocurren modificaciones que puedan mejorar el trabajo grupal.
Ana entra de prisa en la oficina con 10 minutos de atraso -”perdonen la demora”- dice agitada. Con gesto nervioso se lanza a la tarea. -“Veamos ¿dónde está la agenda? Ah, aquí está. Juan”- refiriéndose a la agenda.
Ana conduce la reunión como de costumbre: primero los informes sobre temas pendientes seguidos por un debate y un acuerdo sobre los pasos para resolverlos; finalmente, los planes de acción para la semana entrante. Ana diciéndole a Pedro: -“¿Porque no empieza Ud. con el informe de la política de su área respecto de las condiciones de pago para grandes clientes?”-.
Los encuentros parecen eficientes, bien enfocados y orientados a la acción. Pero las decisiones rara vez son llevadas a cabo.´ Misteriosamente aparecen problemas que impiden a los departamentos ajustarse a las nuevas normas acordadas. A pesar del compromiso explicito de coordinar esfuerzos, cada área desea preservar su independencia. Tanto a nivel organizacional como nivel personal, es mucho lo que queda sin decir, oculto por debajo de la superficie.
Ana disimulando un bostezo dice: “¡Pedro el informe de la política de su área!!”. A secas, Pedro le contesta: “el informe ya fue entregado, ¿podemos seguir adelante con lo programado para hoy?”.....
Estela irrumpe con voz quejosa: “quisiera definir los parámetros para la campaña publicitaria que hace tres semanas quedan fuera de agenda”
Juan: “Ah sí, eso es algo que hay que resolver” sin dejar de mirar por la ventana. Estela insiste (repetida e infructuosamente) en agregar a la agenda el tema de la publicidad y Pedro se muestra irritado, todos ponen su mejor cara (o careta) de interés, mientras atienden mecánicamente los puntos de la agenda
Si uno pudiera ver que está pasando por la mente de los participantes al inicio de la reunión descubriría que:
- Ana llegó tarde por que su hijo estuvo tosiendo toda la noche. Está preocupada por el. También se pregunta como será capaz de trabajar todo el día habiendo dormido solo un par de horas.
- Juan se ha enterado ayer que su padre tiene un tumor. Hubiera querido tomarse el día para acompañarlo ha hacerse una biopsia. Está preocupado, distraído y triste.
- Estela se siente frustrada. Cree que Ana es demasiado autocrítica en su manejo de las reuniones y que empuja al resto de los participantes hacia donde ella quiere. Estela necesita definir ciertos parámetros sobre la campaña publicitaria, pero Ana viene posponiendo el tema desde hace tres semanas.
- Pedro está resentido por tener que asistir a la junta. Tiene muchas cosas que hacer y considera que el encuentro con el grupo es una pérdida de tiempo. preferiría estar en su oficina, terminando un presupuesto que debe presentar al día siguiente.
Estos pensamientos permanecen ocultos detrás de los temas formales.
Consignas
- A partir de la teoría general de los sistemas identifique y fundamente los sistemas que se encuentran en este ejemplo.
- Analice y justifique los diálogos desde algún modelo comunicacional.
- A continuación incluya una reflexion sobre la situación descripta en el caso desde las categorías propuestas por Morin
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